Zoek

MEER WETEN?

Penny wise, pound foolish?

‘Penny wise, pound foolish?’
Goedkoop is niet altijd een goede koop als het gaat om onderhoudscontracten

Een bekend Engels gezegde dat we sinds Brexit regelmatig voorbij zien komen, is ‘penny wise, pound foulish. Het betekent zoveel als: Door nu te beknibbelen op kleine uitgaven, zijn de kosten later hoger. Of nog korter: Goedkoop is duurkoop.

Het ging, hoe verrassend, om geld
Met de Brexit, kwam Groot-Brittannië terug op eerder gemaakte harde afspraken. De redenen daarvoor zijn divers, maar het ging vooral, hoe verrassend, om geld. Groot-Brittannië vond dat er teveel betaald moest worden aan ‘nevenzaken’, terwijl voor de Britten de EU niets meer hoefde te zijn dan een vrijhandelszone.

De lange termijn gevolgen voor de Britten
En nu? Ook al zijn de voorspelde scenario’s divers, de neiging naar een negatief financieel resultaat op de langere termijn voor de Britten sijpelt duidelijk door. Het is de vraag of de Britten op termijn geconfronteerd worden met hun eigen, welbekende spreekwoord: penny wise, pound foulish. Veel dichterbij, steekt dit spreekwoord ook regelmatig de kop op als het gaat om onderhoudscontracten. En daarmee kom ik op voor mij bekender terrein.

Financiële gaten
Het probleem: bij de keuze voor een nieuwe onderhoudspartij gaat het vaak om de centen. Verschillende aanbestedende partijen ‘vechten’ om de laagst mogelijke prijs neer te leggen. Alles met het doel om het nieuwe onderhoudscontract binnen te slepen. Tja, en u voelt ‘m al aankomen: de opdrachtgever kiest voor de partij die de laagste prijs heeft afgegeven. Al tijdens de implementatie blijkt dat verwachtingen niet matchen en processen niet op elkaar aansluiten. En daar zit u dan, met een goedkoop contract waar aan alle kanten de financiële gaten invallen.

De goedkoopste aanbieder?
Natuurlijk is dat zwart-wit. Gelukkig zijn er steeds meer opdrachtgevers die verder kijken dan de goedkoopste aanbieder. Toch komt er in de aanbestedingen voor onderhoudscontracten tegenwoordig zoveel kijken, dat het voor een niet-specialist erg lastige materie is.

In dienst van het primaire proces
Een nieuw onderhoudscontract is meer dan alleen het geven van een (nieuwe) opdracht. De basis is een goed fundament voor een duurzame lange termijn samenwerking. Al voor de opdracht wordt verstrekt, is het van groot belang dat opdrachtgever én (nieuwe) opdrachtnemer weten wat er echt wordt verwacht. Want een onderhoudscontract staat altijd ten dienste van het primaire proces van de opdrachtgever, nooit andersom. Systemen, processen en verwachtingen moeten goed op elkaar worden afgestemd. Doel is om te zorgen voor een aanpak waarbij u goed op de centen let, zonder dat u later voor ongewenste, vaak dure, verrassingen komt te staan.

Aan de voet van een lange termijn samenwerking willen opdrachtgever en opdrachtnemer de focus leggen op hun eigen kwaliteiten. Vaak wordt daarom een derde partij te betrokken. Een specialist die opdrachtgever en opdrachtnemer helpt bij het aanbesteden van onderhoud, het implementeren van het onderhoudscontract en contractmanagement.

Een goed begin is het halve werk
Samen zorgen de drie partijen ervoor dat alle voorwaarden en verwachtingen matchen zodat de gebouwinstallaties voor comfort, communicatie en veiligheid optimaal met elkaar communiceren. Want als het gaat om onderhoudscontracten geldt volgens mij het Nederlandse spreekwoord: een goed begin is het halve werk. Door in te zetten op een optimale implementatie van het (nieuwe) onderhoudscontract, voorkomt u discussies of financiële verrassingen op een later moment.
Om samen te kunnen leren van elkaars ervaringen ben ik benieuwd naar uw ervaringen op dit gebied, bij een volgende blog wil ik deze ervaringen graag delen zodat we hier samen beter van kunnen worden. Ik ben benieuwd naar uw reactie,

Carl
C-R. (Carl) Migchels is directeur van SY-nergy.
Een management- en adviesbureau en specialist als het gaat om een optimale exploitatie van gebouwen en installaties.

Onze oplossingen