Conditiemeten: invloed op SLA en KPI

Inspirerend, duidelijk en erg herkenbaar. Dat is een treffende omschrijving van de artikelen die expert Jan Stoker publiceert. Carl Migchels, directeur SY-nergy: “Erg interessante publicatie en ‘n mooie weergave van onze dagelijkse constateringen en overwegingen.”

Expert Jan Stoker over de invloed van conditiemeten op SLA’s en KPI’s

De conditiemeting NEN 2767 (2013 versie) is een bepalingsmethode van zichtbare gebreken of symptomen van gebreken waarmee de technische conditie van bouw,-en installatiedelen vastgesteld kan worden. Oorspronkelijk is de methode bedoeld om een MJOB op te stellen.

Symptomen van gebreken blijken inzicht te geven in toekomstig falen of toekomstige gebreken. Met name bij de (financiële) risico beheersing bij onderhoudscontracten door de opdrachtnemer spelen symptomen van gebreken een rol wanneer reparaties en vervangingen onderdeel zijn van de aanneemsom. Het aantonen van een symptoom van een gebrek tijdens de verificatie periode kan er toe leiden dat reparaties en vervangingen verrekenbaar zijn door de opdrachtnemer.

Klik hier voor de case  “Symptomen van gebreken”.

Naast de directe invloed die het symptoom van een gebrek heeft bij aanbestedingen op de aanneemsom kunnen symptomen van gebreken ook een rol spelen bij de Service Level Agreements (SLA) en de Key Performance Indicators (KPI) die zijn vastgelegd in de overeenkomst. SLA’s en KPI’s vormen mede het kader ten aanzien van de te handhaven prestaties van bouw,-en installatiedelen en het niveau van dienstverlening die geleverd wordt. SLA’s omschrijven de minimale prestaties die door bouw,-en installaties geleverd moeten worden en KPI’s een indicatie over het niveau van dienstverlening. De invloed die het symptoom van het gebrek heeft op de SLA’s en KPI’s hangt nauw samen met de totstandkoming van de aanneemsom, functionaliteit en de beoogde onderhoudsactiviteiten.

Jan Stoker: “Als tijdens de verificatieperiode symptomen van gebreken worden geconstateerd kan dit leiden tot bijstelling van de aanneemsom, de mate van functionaliteit, bijstelling van de onderhoudsactiviteiten en mogelijk zelfs vervroegde investeringen als er besloten wordt tot handhaving van de SLA’s en KPI’s.”

Besluiten opdrachtgever en opdrachtnemer anders door bijvoorbeeld dat de SLA’s en KPI’s bijgesteld worden veranderen, de kaders voor de aanneemsom, de mate van functionaliteit en de beoogde onderhoudsactiviteiten.

Ongeacht welke keuze er wordt gemaakt zorgt het voor complexe scenario’s om de balans in deze variabelen te behouden en gespreksstof tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Belangrijk hierbij is de mate waarin het symptoom van het gebrek zich manifesteert en wat de aard van het risico’s zijn.  Of de bijstelling van de SLA’s en de KPI’s ook daadwerkelijk gaan plaatsvinden hangt mede af van de wijze waarop opdrachtgever (zoniet de opdrachtnemer) wil omgaan met de geconstateerde symptomen. Het hangt af welk scenario de opdrachtgever kiest die passend is binnen de kaders van het Strategisch AssetManagementPlan.

Er zijn verschillende scenario’s mogelijk om de balans te vinden in aanneemsom, de mate van functionaliteit en de beoogde onderhoudsactiviteiten. Meest voor de hand liggende scenario’s zijn het vervangen van het bouw,-en installatiedeel of te accepteren dat de prestaties van de bouw,-en installatiedelen niet gehandhaafd kunnen wordenIn het laatste geval accepteert de opdrachtgever dat bouw,-en installatiedelen minder zullen presteren die kunnen leiden tot klachten en verstoringen. Als het niet mogelijk is om te vervangen zal de opdrachtnemer onderbouwd inzichtelijk moeten maken in welke mate de de overeengekomen SLA’s en KPI’s bijgesteld moeten worden en wat de invloed hiervan is op de aanneemsom, onderhoudsactiviteiten, functionaliteit en prestaties van bouw en installatiedelen.

Aanbeveling

De relatie conditiemeting NEN 2767 en de SLA’s en KPI’s van het onderhoudscontract is complex. Een aanbeveling is om binnen de norm meer aandacht te schenken aan symptomen van gebreken en hun relatie met de SLA’s en KPI’s als de conditiemeting wordt toegepast bij de aanbesteding van onderhoudscontracten. Dit kan door bijvoorbeeld definities aan te scherpen of het onderwerp en toepassing onderhoudscontracten nadrukkelijker te definiëren. Dit kan een positieve bijdrage leveren in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, de aanneemsom of de werkzaamheid van het onderhoudscontract ten goede komen.

 

Jan Stoker is PhD Candidate & Senior Lecturer Asset – & Maintenance Management bij HU University of Applied Sciences Utrecht. Bij het opstellen van integrale prestatiecontracten voor het technisch beheer en onderhoud van gebouwen ondervond Jan dat een referentiekader om de kwaliteit van technisch beheer en onderhoudsconcepten te kunnen toetsen doorgaans ontbrak. Deze constatering was de aanleiding voor zijn promotieonderzoek: Hoe meet je de kwaliteit van samenwerking tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en klant, welke parameters maken onderhoudsconcepten als Maincontracting, Integrale Beheer Contracten en andere contracten succesvol?

 

Houd mij op de hoogte