Conditiemeten: Onderhoudscontract en het MJOP

Verhelderend, inzichtelijk en erg herkenbaar. Dat is een treffende omschrijving van het artikel dat expert Jan Stoker publiceerde over de invloed van conditiemeten op onderhoudscontracten en MJOP’s. Carl Migchels, directeur SY-nergy: “Vooral de aanbeveling zet je aan het denken over huidige processen en richtlijnen.”

Expert Jan Stoker over de invloed van conditiemeten op Onderhoudscontracten en MJOP’s

De conditiemeting NEN 2767 (2013 versie) is een bepalingsmethode van zichtbare gebreken of symptomen van gebreken waarmee de technische conditie van bouw,-en installatiedelen vastgesteld kan worden. Oorspronkelijk is de methode bedoeld om een MJOB op te stellen.

Naast deze traditionele toepassing wordt de conditiemeting veelal toegepast bij aanbestedingen van onderhoudscontracten. Reden voor deze toepassing is dat de conditiemeting een uitspraak doet over het aantal elementen en hun conditie die tot het onderhoudscontract behoren en daarmee mede de aanneemsom bepalen.

Daarmee zijn nog niet de financiële risico’s van toekomstige gebreken geïdentificeerd die de aanneemsom kunnen beïnvloeden. Een oplossing voor deze problematiek kan zijn om het symptoom van het (toekomstige) gebrek vast te stellen tijdens de inspectie. Symptomen van gebreken blijken inzicht te geven in toekomstig falen of toekomstige gebreken. Met name bij de (financiële) risico beheersing van de opdrachtnemer spelen symptomen van gebreken een rol wanneer reparaties en vervangingen onderdeel zijn van de aanneemsom. Het aantonen van een symptoom van een gebrek tijdens de verificatie periode kan er toe leiden dat reparaties en vervangingen verrekenbaar zijn door de opdrachtnemer.

MOP, MJOP, MOB, MJOB, MUP…..PO ?

Het gepland vervangen van bouw,- en installatiedelen op grond van gedefinieerde criteria binnen een levenscyclus kent een een diversiteit aan benamingen. Dergelijke activiteiten zijn bekend als MOP (Meerjaren OnderhoudsPlan), MUP (Meerjaren UitvoeringsPlan), MOB (Meerjaren OnderhoudsBegroting) of PO (Planmatig Onderhoud) zijn een aantal voorbeelden waarmee geplande vervangingen worden geduid. In de NEN 2767 wordt de benaming helaas niet gedefinieerd. Wel wordt er gesproken over een MeerJarenOnderhoudsPlanning waarmee het afgekort zou kunnen worden als MJOP. Het MJOP omvat herstelmaatregelen die bouw,- en installatiedelen terug brengen in een betere conditie.In een bijlage van de NEN 2767 wordt aan de hand van een zes stappenplan toegelicht hoe een MJOP tot stand kan komen. Deze zes stappen zijn :

  1. Het vaststellen van de gebreken en kenmerken van gebreken
  2. Het bepalen van de conditie
  3. Het vaststellen van de risico’s van gebreken
  4. Het bepalen/voorstellen van de herstel maatregelen
  5. Het bepalen van de conditie na herstel
  6. Het opstellen van het totale plan

De criteria om uiteindelijk over te gaan tot de feitelijke herstel maatregelen is een complex proces. Hierbij spelen de balans tussen o.a. risico, het Strategisch AssetmamanagementPlan (SAMP), niveau van dienstverlening en investeringskosten een grote rol.

Symptomen van gebreken, MJOP en aanneemsom

Bij aanbestedingen lijkt aanvankelijk het MJOP geen invloed te hebben op de aanneemsom als het MJOP geen onderdeel uitmaakt van het onderhoudscontract. Veelal wordt deze niet beschikbaar gesteld tijdens de aanbesteding of is een onderdeel van de aanbesteding. Echter tijdens de verificatieperiode kan het MJOP toch een rol spelen. Als symptomen van gebreken aantonen dat bouw,- en installatiedelen niet hun prestatie of functie kunnen waarborgen met onderhoudsactiviteiten gedurende de duur van het onderhoudscontract kan het voorkomen dat de opdrachtnemer niet kan voldoen aan de overeengekomen SLA’s en KPI’s. De opdrachtgever komt hiermee voor de keuze om vervroegd te investeren zodat de uitgangspunten, SLA’s en KPI’s bij de aanbesteding gehandhaafd kunnen blijven en daarmee de aanneemsom.

In het geval dat de opdrachtgever er voor kiest om geen vervroegde herstelmaatregelen uit te voeren zullen de afspraken en uitgangspunten van de overeenkomst bijgesteld moeten worden.Hiermee is het MJOP niet los te zien van het aan te besteden (of reeds aanbestede) onderhoudscontract en maakt onderdeel uit van de aanbesteding. Niet in de zin dat de herstelmaatregelen gezien moeten worden als onderdeel van de overeenkomst en aanneemsom maar als een factor die de aanneemsom, prestaties/functie van bouw,-en installatiedelen, SLA’s en KPI’s kan beïnvloeden.

Verdieping invloed MJOB op onderhoudscontracten

In het geval dat de opdrachtgever (weloverwogen) de keuze maakt om geen vervroegde herstel maatregelen uit te voeren zullen de uitgangspunten, SLA’s en KPI’s bijgesteld moeten worden. Ik geef een voorbeeld wat de invloed is van het symptoom van het gebrek als deze tijdens de contract implementatie periode wordt vastgesteld. Als het symptoom van het gebrek is vastgesteld is er meer informatie en inzicht in de mate waarin het symptoom zich manifesteert tijdens de overeenkomst, kan vastgesteld worden met welke waarschijnlijkheid het betreffende bouw,-en installatiedeel gaat falen. Is dat het geval dan kunnen de volgende scenario’s en/of gevolgen ontstaan:

  1. Toenemende kans op falen kan leiden tot een toename in (ongewenste) stilstand van bouw,-en installatiedelen. Hierdoor kan de opdrachtnemer niet voldoen aan de overeengekomen afspraken zoals overeen gekomen in het onderhoudscontract.
  2. Toenemende kans op falen leidt tot extra en niet geplande activiteiten van de opdrachtnemer en dus kosten. Dit belast onevenredig en onvoorzien de aanneemsom waarmee de opdrachtnemer o.a. de opdracht heeft verworven. Vraag hierbij is in welke mate de aanneemsom toeneemt.
  3. Toenemend falen van bouw,-en installatiedelen leidt tot mogelijk onbegrip bij de bewoner van de asset. Tegen de verwachting in wordt deze geconfronteerd met ongemak of niet kunnen uitvoeren van zijn activiteiten.
  4. Toenemende kans op falen kunnen leiden tot aantasting van functionele integriteit en/of prestaties van bouw,- en installatiedelen. Dit kan leiden tot risico’s die de organisatiedoelstellingen kunnen schaden.

Aantoonbaarheid symptoom van het gebrek

Pas als een symptoom van een gebrek aantoonbaar is kan een opdrachtnemer tijdens de verificatieperiode de onvoorziene activiteiten verrekenbaar maken indien de opdrachtgever besluit om geen herstelmaatregelen uit te voeren. Dit werpt de vraag op in welke mate symptomen van gebreken geïdentificeerd moeten worden. Een symptoom van een gebrek kan in sommige gevallen niet visueel of met eenvoudige hulpmiddelen aangetoond worden. Het vaststellen van een symptoom van een gebrek vergt in sommige gevallen metingen in samenhang met gebruiksintensiteit en historische data van faalgedrag.Het identificeren van symptomen va gebreken kan een kostbare aangelegenheid zijn. In sommige gevallen mogelijk zelfs het tegendeel bewijzen,nl: dat er geen symptomen van gebreken zijn. Het vaststellen van een symptoom van een gebrek kan gezien worden als de competentie van de opdrachtnemer, een bedrijfsrisico of ondernemerschap van het ingecalculeerde risico.Dit werpt de vraag op wat de status is van een gebrek dat leidt tot falen ondanks dat er geen symptomen van dat gebrek meetbaar of geconstateerd waren. Onder voorbehoud kan een redenatie zijn dat dit falen beschouwd kan worden als een verborgen gebrek en dus verrekenbaar. 

MJOP onderdeel van de onderhoudsovereenkomst

Symptomen van gebreken maken duidelijk dat het MJOP niet los gezien kan worden van het onderhoudscontract. Dat betekent niet dat automatisch de herstelmaatregelen ook tot de overeenkomst behoren. Dat is per definitie niet het geval. De aanbesteding en de gehanteerde contractvorm moeten daar op voorhand een uitspraak over doen. Het MJOP die de herstelmaatregelen omvatten hebben invloed op het onderhoudscontract en de overeengekomen (onderhouds) activiteiten als er een symptoom van een gebrek tijdens de verificatie periode wordt geconstateerd. Wordt het MJOP ter beschikking gesteld tijdens de aanbesteding kan dit mogelijk een positief effect hebben op de contract vormingsfase (CV), de contract implementatiefase (CI) en de contract realisatie fase (CR).

Aanbeveling

De relatie conditiemeting NEN 2767 en de de rol van het MJOP van het onderhoudscontract is complex. Een aanbeveling is om binnen de norm meer aandacht te schenken aan symptomen van gebreken en hun relatie met het MJOP als de conditiemeting wordt toegepast bij de aanbesteding van onderhoudscontracten. Dit kan door bijvoorbeeld definities aan te scherpen of het onderwerp en toepassing onderhoudscontracten nadrukkelijker te definiëren. Dit kan een positieve bijdrage leveren in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, de aanneemsom of de werkzaamheid van het onderhoudscontract ten goede komen.

Jan Stoker is PhD Candidate & Senior Lecturer Asset – & Maintenance Management bij HU University of Applied Sciences Utrecht. Bij het opstellen van integrale prestatiecontracten voor het technisch beheer en onderhoud van gebouwen ondervond Jan dat een referentiekader om de kwaliteit van technisch beheer en onderhoudsconcepten te kunnen toetsen doorgaans ontbrak. Deze constatering was de aanleiding voor zijn promotieonderzoek: Hoe meet je de kwaliteit van samenwerking tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en klant, welke parameters maken onderhoudsconcepten als Maincontracting, Integrale Beheer Contracten en andere contracten succesvol?

Houd mij op de hoogte