Conditiemeten : Symptomen en verborgen gebrek

Lees de publicatie van expert Jan Stoker over het belang van het meten van symptomen van (verborgen) gebreken voor opdrachtnemer én opdrachtgever. Carl Migchels, directeur SY-nergy: “Jan Stoker brengt de inspectie op gebreken, verborgen gebreken en symptomen van (verborgen) gebreken helder in beeld. Zijn oplossing voor het feit dat de NEN 2767 geen verborgen gebreken definieert, is slim. En zijn advies over het identificeren van symptomen tijdens de Contract Implementatiefase is doordacht.”

Expert Jan Stoker over conditiemeten op symptomen en verborgen gebreken

De conditiemeting NEN 2767 is een bepalingsmethode van zichtbare gebreken of symptomen van gebreken waarmee de technische conditie van bouw,-en installatiedelen vastgesteld kan worden. Oorspronkelijk is de methode bedoeld om een MJOB op te stellen.

Een casestudy over de rol en invloed van de conditiemeting NEN 2767 op onderhoudscontract(en) binnen de B&U liet zien dat de conditiemeting zich niet beperkt tot alleen het MJOB. Naast deze traditionele toepassing wordt de conditiemeting ook toegepast bij aanbestedingen van onderhoudscontracten. Reden voor deze toepassing is dat de conditiemeting een uitspraak doet over het aantal elementen en hun conditie die tot het onderhoudscontract behoren en daarmee mede de aanneemsom bepalen. Maar daarmee zijn nog niet de financiële risico’s van toekomstige gebreken geïdentificeerd die de aanneemsom kunnen beïnvloeden.

Belang van inspectie

Een oplossing voor deze problematiek kan zijn om het symptoom van het (toekomstige) gebrek vast te stellen tijdens de inspectie. Symptomen van gebreken blijken inzicht te geven in toekomstig falen of toekomstige gebreken. Met name bij de (financiële) risicobeheersing van de opdrachtnemer spelen symptomen van gebreken een rol wanneer reparaties en vervangingen onderdeel zijn van de aanneemsom. Het aantonen van een symptoom van een gebrek tijdens de verificatie periode kan er toe leiden dat reparaties en vervangingen verrekenbaar zijn door de opdrachtnemer.

Het gebrek en het verborgen gebrek

De conditiemeting is gebaseerd op het kwantificeren van gebreken zodat er een uitspraak gedaan kan worden over de technische kwaliteit (conditie) van een Asset. Het gebrek speelt een grote rol binnen de conditiemeting en is daarom gedefinieerd en gespecificeerd. De NEN 2767 definieert een gebrek als een verschil tussen twee technische toestanden van het bouw,- en installatiedeel.

De norm onderscheidt een drietal gebrekenparameters: de ernst, omvang en intensiteit van een gebrek. De gebrekenparameters zijn op hun beurt weer ingedeeld in gebrekensoorten en in het “raamwerk gebrekenlijsten” geplaatst. De gebrekensoorten bepalen mede de mate van afbreuk aan functionaliteit en degradatie van bouw,-en installatiedelen. Het inspecteren omvat naast het bepalen van gebreken ook het vaststellen van symptomen van gebreken. Het symptoom van het gebrek geeft inzicht in een mogelijk toekomstig gebrek en heeft binnen de context van het assetmanagement invloed op de aanneemsom, KPI en SLA, Preventief,- en Correctief Onderhoud,functionaliteit en het MJOP.

NEN 2767 definieert geen verborgen gebreken

Wat de NEN 2767 niet definieert, is het “verborgen gebrek”. Ondanks dat de conditiemeting bij onderhoudscontracten in alle contractfases een belangrijke rol speelt, wordt er geen relatie gelegd met het verborgen gebrek vanuit de norm. Op zich begrijpelijk want het is veelal een juridische aangelegenheid, echter bij onderhoudscontracten kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer (helaas) geconfronteerd worden met verborgen gebreken. Veelal zorgen verborgen gebreken voor ongewenste discussie als het gaat om wie verantwoordelijk is en kan het uitdraaien op een geschil tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Onderwerpen van discussie zijn of de kosten of nu wel of niet tot de aanneemsom behoren, de KPI’s en SLA’s niet behaald zijn en de vraag waarom de opdrachtnemer het falen niet had kunnen voorkomen.

Het verborgen gebrek en het symptoom van het gebrek

Een mogelijke oplossingsrichting voor deze problematiek kan het symptoom van het gebrek zijn. Op het moment dat van een bouw,-en installatiedelen is vastgesteld dat er geen gebreken en/of symptomen van gebreken zijn, betekent dit niet dat bouw,-en installatiedelen niet meer zullen falen tijdens de duur van de overeenkomst. In het geval dat bouw,-en installatiedelen toch falen, kan dit veroorzaakt worden door een “verborgen gebrek”. In dat geval zou het falen niet tot de aanneemsom en contractuele prestaties aangerekend worden omdat verborgen gebreken veelal juridisch uitgesloten zijn van de overeenkomst.

De case

De case is een onderhoudscontract dat getypeerd kan worden als een prestatiecontract. Het preventieve en correctieve onderhoud (dus ook de vervangingen) zijn onderdeel van de aanneemsom. De omvang en conditie van bouw,- en installatiedelen tijdens de Contract Vormingsfase (CV) zijn vastgesteld aan de hand van de conditiemeting NEN 2767. Doel van de overeenkomst is het handhaven van de organisatiedoelstellingen binnen de kaders van het Strategisch AssetmanagementPlan tijdens de levensduur en levenscycli van de Asset. Tijdens de Contract Implementatiefase (CI) wordt de opdrachtnemer in de gelegenheid gesteld om de omvang en conditie te verifiëren van bouw,-en installatiedelen waarop de onderhoudsovereenkomst van toepassing is. Op grond van zijn expertise ten aanzien van de onderhoudsactiviteiten, ondernemerschap en het risico (financieel en te leveren prestatie) onderwerpt de opdrachtnemer een aantal bouw,-en installatiedelen aan nader onderzoek naar het functioneren van bouw,-en installatiedelen en het identificeren van symptomen van gebreken. De opdrachtnemer verwerft hiermee inzicht in mogelijke (financiële) risico’s en de onderhoudsactiviteiten.

Relatie symptoom van het gebrek en het verborgen gebrek

In het geval dat de opdrachtnemer tijdens de Contract Implementatiefase (CI) aantoonbaar een symptoom van een gebrek vaststelt dat niet bekend was bij de opdrachtgever of tijdens de Contract Vormingsfase (CV), kan dit voorgelegd worden aan de opdrachtgever. Wordt het symptoom van het gebrek en de mogelijke consequenties door de opdrachtgever erkend, dan kan deze ertoe besluiten om aanpassingen te verrichten in de aanneemsom, SLA en KPI, MJOP en/of vroegtijdig een bouw,-en installatiedeel te vervangen.

Heeft de opdrachtnemer ervoor gekozen om geen symptomen te identificeren tijdens de Contract Implementatiefase (CI) en een bouw,-en installatiedeel faalt tijdens de Contract Realisatiefase (CR), dan treden de afspraken volgens de overeenkomst in werking. De vervangingskosten behoren tot de aanneemsom en opdrachtnemer waarborgt de functionaliteit en KPI’s en SLA’s.

Een andere situatie is dat bouw,-en installatiedelen falen tijdens de CR. Ondanks dat er geen aantoonbare of aanwijsbare symptomen van gebreken geïdentificeerd konden worden tijdens de CI en er op juiste wijze onderhoudsactiviteiten plaatsvinden, faalt alsnog het bouw-,en installatiedeel. Het falen was onvoorzien en onverwacht voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Veelal zijn dit lastige situaties voor de opdrachtgever en opdrachtnemer omdat niet duidelijk wie of wat het falen aan te rekenen is. Vervolg vraag is voor wie de vervangingskosten nu zijn: behoren deze kosten nu wel of niet tot de aanneemsom en had dit voorkomen kunnen (of moeten) worden.

Een mogelijke oplossingsrichting in deze problematiek kan zijn specifiek het falen onder deze omstandigheden te duiden als een ‘verborgen gebrek’.

Het ‘verborgen gebrek’ als oplossingsrichting

In het geval dat een bouw,-en installatiedeel toch faalt ondanks dat betreffend bouw,-en installatiedeel onderzocht en getoetst is op symptomen van gebreken kan de aanleiding van het falen geïnterpreteerd worden als een verborgen gebrek. Als opdrachtgever en opdrachtnemer op deze wijze het falen van een bouw,-en installatiedeel beschouwen, leidt dit tot een transparante handelswijze en minder discussie omtrent de verder afhandeling.

Als het falen veroorzaakt wordt door een verborgen gebrek behoren de vervangingskosten niet tot de aanneemsom en zijn in dit geval de overeengekomen KPI’s en SLA’s niet van toepassing. Afhankelijk van het risico en het financiële aspect is de eerste prioriteit om in nauw overleg met de opdrachtgever het falend bouw,-en installatiedeel weer functioneel te maken.

Belangrijke -of mogelijk een bepalende factor- is de wijze waarop, en de mate waarin, de opdrachtnemer kan aantonen dat er geen symptomen van gebreken vastgesteld konden zoals deze gebreken gedefinieerd zijn in de NEN 2767 deel 2. Om het “verborgen gebrek” aantoonbaar te maken zal de opdrachtnemer op gedegen wijze gedocumenteerde informatie moeten overleggen op grond van het gebrek wat gedefinieerd in de NEN 2767 deel 2.

Aandachtspunten ‘verborgen gebrek’

Het (wederzijds) accepteren van een verborgen gebrek door de opdrachtgever en opdrachtnemer is geen vanzelfsprekendheid. Het moment van falen zal beschouwd moeten worden binnen de context van de levensduur en levenscyclus van de Asset en de invloed die het daarop heeft. Daarnaast kan de individuele rest-levensduur van het betreffende bouw,-en installatiedeel invloed hebben op het faalgedrag en de duur van de onderhoudsovereenkomst.

Het werpt de vraag op in welke mate en frequentie de opdrachtnemer tussentijds symptomen van gebreken moet vaststellen van bouw,-en installatiedelen gedurende de overeenkomst om falen te kunnen duiden als een verborgen gebrek. In het geval dat bijvoorbeeld het onderhoudscontract een lengte 5 jaar, 10 jaar of langer omvat is het de vraag of niet geconstateerde symptomen van gebreken realistisch zijn om het verborgen gebrek te duiden. Oplossing kan zijn dat de overeenkomst hier duidelijkheid over geeft door een tussentijdse inspectie of dat het periodiek identificeren van symptomen van gebreken onderdeel van de onderhoudsactiviteiten zijn.

Aanbeveling

De relatie tussen gebreken, symptomen van gebreken en het verborgen gebrek is complex.

Wellicht is het interessant vanuit juridisch perspectief om te weten in welke mate het symptoom van het gebrek aanwezig was tijdens de Contract Implementatiefase (CI) fase. Hoe aannemelijk is het symptoom dat het toekomstige gebrek duidt of aantoont. Dit kan (juridisch) het verschil maken bij geschillen in de vaststelling of het falen werd veroorzaakt door een gebrek of een verborgen gebrek.

Wat bij kan dragen is om binnen de norm meer aandacht te schenken aan symptomen van gebreken en hun relatie met het verborgen gebrek als de conditiemeting wordt toegepast bij de aanbesteding van onderhoudscontracten. Dit kan bijvoorbeeld door definities aan te scherpen of het onderwerp en toepassing binnen onderhoudscontracten nadrukkelijker te definiëren. Het kan een positieve bijdrage leveren in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, de aanneemsom of de werkzaamheid van het onderhoudscontract ten goede komen.

Jan Stoker is PhD Candidate & Senior Lecturer Asset – & Maintenance Management bij HU University of Applied Sciences Utrecht. Bij het opstellen van integrale prestatiecontracten voor het technisch beheer en onderhoud van gebouwen ondervond Jan dat een referentiekader om de kwaliteit van technisch beheer en onderhoudsconcepten te kunnen toetsen doorgaans ontbrak. Deze constatering was de aanleiding voor zijn promotieonderzoek: Hoe meet je de kwaliteit van samenwerking tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en klant, welke parameters maken onderhoudsconcepten als Maincontracting, Integrale Beheer Contracten en andere contracten succesvol?

Houd mij op de hoogte