Dienstverlening voor huurders van Woonpartners optimaliseren
“Een project waar ik trots op ben? Dan heb ik een mooi verhaal voor je.”
Paul Fonteijn is adviseur bij SY-NERGY. De afgelopen maanden werkte hij samen met Woonpartners aan een bijzonder en uitdagend aanbestedingstraject.
“Woonpartners is een bekende woningcorporatie in Helmond met circa 7.500 woningen. Zij waren op zoek naar een nieuwe contractpartner voor het technisch beheer. Bij de aanbesteding die wij namens Woonpartners uitschreven, hoorde een extra vraag: de nieuwe contractpartner werd ook verantwoordelijk voor de energie exploitatie namens Woonpartners.”
Eén partner voor technisch beheer en energie exploitatie
Willy Smits, regisseur Vastgoedbeheer bij Woonpartners legt uit: “We zochten naar één partner die het technische beheer en alle dienstverlening rondom de energie exploitatie van onze collectieve installaties op zich kon nemen.”
“Voorheen waren dit twee losse stromen, nu wilden we dat heel duidelijk bij één nieuwe partner beleggen met als doel: kortere lijnen, een hoger gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel en optimalisatie van de dienstverlening aan onze huurders.”
“Het gaat om zo’n 350 aansluitingen in appartementengebouwen met collectieve installaties”, legt Willy uit. “Daar staan traditionele installaties met verwarmingsketels of duurzame installaties met WKO (warmte-en koudeopslag). De dienstverlening bestaat bijvoorbeeld uit het beantwoorden van vragen over de energielevering, opnemen van de meterstanden, oplossen van technische storingen, bepalen van de voorschotten en servicekosten, jaarlijkse prijsaanpassingen en de daadwerkelijke incasso.”
“Het gaat over afschrijvingen van de rekeningen van huurders. Voordat je zoiets in gang zet, moet je er heel zeker van zijn dat alles goed geregeld is!” Paul, adviseur SY-NERGY
Betrokkenheid en samenwerking
Paul: “Kemkens kwam naar voren als best passende partner bij de vraag. Zij zien dat er door de energietransitie een nieuwe rol ligt voor installatiepartners. Een rol die ze ook willen pakken en waar ze zich graag verder in willen ontwikkelen.”
“Vervolgens ontstond er een heel interessant traject. Een reguliere overgang van de ene naar het andere contractpartner verloopt meestal redelijk dynamisch. De nadruk ligt op de techniek en dat is iets waar we elkaar allemaal gemakkelijk in vinden. Nu had dat veel meer voeten in aarde.”
Paul rekent even terug: “Ik denk dat we zo’n zes maanden met een projectteam van soms wel tien mensen aan tafel hebben gezeten om alles goed in te regelen. En het is gelukt: alle incasso’s en het beheer van de geldstromen zijn omgezet. Ja, het was een monsterklus, maar we hebben het samen voor elkaar gekregen en daar mogen we trots op zijn.”
“Paul was de kartrekker. Hij heeft ervoor gezorgd dat alle draadjes aan elkaar geknoopt werden en iedereen in zijn rol kwam.” Willy, regisseur Vastgoedbeheer Woonpartners
Procesmatige aanpak
Paul: “Mijn rol was vooral gericht op een procesmatige aanpak: wat hebben we nodig, welke stappen moeten we zetten en welke tijdlijnen horen daarbij, welke partners hebben we nodig en wie doet wat? Ik jaag aan, initieer en stuur bij. Daarbij kijk ik naar de invulling van het contract en de samenwerking met Kemkens door de ogen van Woonpartners.”
“Nu de implementatie gereed is en het contract loopt, ondersteun ik Woonpartners de komende tijd bij het beheer. Want nu alle neuzen dezelfde kant op staan, willen we ook dat het een gezamenlijk gedragen verhaal blijft.”
Willy: “Ik ben heel tevreden over het implementatietraject. Er moest veel geregeld en gedaan worden. Het is fijn dat Paul ons de komende tijd nog begeleidt. Zo gebruiken we de kennis van onze externe adviseurs optimaal en nemen we de tijd om samen beter te worden. Het doel is een goede en prettige dienstverlening voor onze huurders. En uiteindelijk willen we zelf de regie op ons nemen. Ik heb er vertrouwen in dat het goed gaat verlopen.”
Meer weten?
We delen onze kennis graag. Neem contact op met Paul of met één van zijn collega adviseurs
Beeld: www.woonpartners.nl