16 mei 2023

Penny wise, pound foolish?

Goedkoop is niet altijd een goede koop

Een bekend Engels gezegde is ‘penny wise, pound foulish’. Het betekent zoveel als: Door nu te beknibbelen op kleine uitgaven, zijn de kosten later hoger. Of nog korter: Goedkoop is duurkoop. Dit spreekwoord steekt ook regelmatig de kop op als het gaat om onderhoudscontracten.

Financiële gaten

Het probleem: bij de keuze voor een nieuwe onderhoudspartij gaat het vaak om de centen. Verschillende aanbestedende partijen ‘vechten’ om de laagst mogelijke prijs neer te leggen. Alles met het doel om het nieuwe onderhoudscontract binnen te slepen. Tja, en u voelt ‘m al aankomen: de opdrachtgever kiest voor de partij die de laagste prijs heeft afgegeven. Al tijdens de implementatie blijkt dat verwachtingen niet matchen en processen niet op elkaar aansluiten. En daar zit u dan, met een goedkoop contract waar aan alle kanten de financiële gaten invallen.

De goedkoopste aanbieder?

Natuurlijk is dat zwart-wit. Gelukkig zijn er steeds meer opdrachtgevers die verder kijken dan de goedkoopste aanbieder. Toch komt er in de aanbestedingen voor onderhoudscontracten tegenwoordig zoveel kijken, dat het voor een niet-specialist erg lastige materie is.

In dienst van het primaire proces

Een nieuw onderhoudscontract is meer dan alleen het geven van een (nieuwe) opdracht. De basis is een goed fundament voor een duurzame lange termijn samenwerking. Al voor de opdracht wordt verstrekt, is het van groot belang dat opdrachtgever én (nieuwe) opdrachtnemer weten wat er echt wordt verwacht. Want een onderhoudscontract staat altijd ten dienste van het primaire proces van de opdrachtgever, nooit andersom. Systemen, processen en verwachtingen moeten goed op elkaar worden afgestemd. Doel is om te zorgen voor een aanpak waarbij u goed op de centen let, zonder dat u later voor ongewenste, vaak dure, verrassingen komt te staan.

Aan de voet van een lange termijn samenwerking willen opdrachtgever en opdrachtnemer de focus leggen op hun eigen kwaliteiten. Vaak wordt daarom een derde partij te betrokken. Een specialist die opdrachtgever en opdrachtnemer helpt bij het aanbesteden van onderhoud, het implementeren van het onderhoudscontract en contractmanagement.

Een goed begin is het halve werk

Samen zorgen de drie partijen ervoor dat alle voorwaarden en verwachtingen matchen zodat de gebouwinstallaties voor comfort, communicatie en veiligheid optimaal met elkaar communiceren. Want als het gaat om onderhoudscontracten geldt volgens mij het Nederlandse spreekwoord: een goed begin is het halve werk. Door in te zetten op een optimale implementatie van het (nieuwe) onderhoudscontract, voorkomt u discussies of financiële verrassingen op een later moment.

Dit blog is geschreven door Carl Migchels, directeur van SY-NERGY. Meer weten over beheer van onderhoud en onze aanpak? Maar een vrijblijvende afspraak voor een goed gesprek.

Samenwerken?

We geloven dat vertrouwen de basis is om samen resultaten te bereiken.
Vertrouwen begint met elkaar leren kennen.

013 – 578 44 33